Често допускани грешки при подаване на заявки за плащане по ПРСР

С цел улесняването на бенефициентите при подготовка и окомплектоване на заявки за плащане по Програма за развитие на селските райони, от Държавен фонд „Земеделие“ направиха списък с най-често допусканите грешки при подаване на заявки за плащане по проектите.

Анализът е направен на базата на опита от ПРСР 2007 – 2013. Информацията има за цел в бъдеще тези грешки да се избягват, така че да не се стига до удължаване на срока за обработка на заявките за плащане, както и до орязване на финансова помощ.

Сред най-често срещаните грешки при оформянето на документите към заявка за плащане са:

• Приемо-предавателният протокол за доставка не съдържа подробни технически спецификации, серийни номера, а понякога и марка и модел на доставените машини/оборудване/стоки, което не позволява да се идентифицират по еднозначен начин активите, предмет на подпомагане.

• Приемо-предавателният протокол за доставка на стоки и/или извършване на услуги или декларацията, че доставените активи са нови и не са втора употреба не са подписани от законния представител на доставчика или са подписани от друго лице без да е представен документ, от който да е видно, че подписалото се лице е упълномощено от законния представител с право да подписва такива документи.

• В инвентарната книга или извлечението от счетоводната система не фигурират всички активи, обект на финансово подпомагане, както и стойността на заприхождаване е по-ниска от одобрената по договор с Фонда или активите не са индивидуализирани със съответните характеристики като марка, модел и сериен номер/номер рама/др.

• Несъответствия между представените счетоводни документи (обикновено текущи и за предходен период). Непопълнени графи за предходна година в текущите документи (а в представените за предходна година има попълнени стойности) или такива със стойност, некореспондираща на въведените стойности в отчета за предходен период.

• Липсват имена и подписи на съставител и ръководител в представените счетоводни документи или са подписани от законния представител като съставител, без да са представени документи, удостоверяващи че лицето има право да изготвя такива документи по смисъла на чл. 35 от Закона за счетоводството.

• Когато в банковото извлечение има постъпления по сметката на ползвателя от доставчика (управител на дружеството – доставчик или друго свързано лице), с основание договор за заем, е добре този договор да се представя при подаване на заявката за плащане.

• Банковите извлечения не са пълни-липсват начално и/или крайно салдо или печат на съответната банка.

• В декларациите за нови активи не са описани марка, модел, серийните номера на активите, където е приложимо.

• Изготвят се приемо-предавателни протоколи с дати, некореспониращи на реалната дата на приемо-предаване.

• При попълване на таблицата към заявка за плащане често бенефициентите сливат или разделят позициите от таблицата с одобрените разходи към договора с ДФ „Земеделие”, като по този начин не става ясно какво точно се заявява за плащане. При условие че ползвателят на помощта е изпълнил, разплатил по банков път и иска да заяви за подпомагане всички позиции по договора с ДФЗ, то следва в таблицата за разходи към заявката същите да се попълнят така, както са описани в договора с ДФЗ.

• Когато се плаща по банкова сметка на изпълнителя, която не фигурира нито в договора, нито във фактурите и не е наличен документ, от който да е видно за ДФЗ, че одобреният изпълнител/доставчик е титуляр на съответната банкова сметка,следва да се представят удостоверение, че изпълнителят е титуляр на банковата сметка или декларация от него, че е получил плащането.

• В случай че към застраховка като опис на застрахованото имущество се представя приемо-предавателен протокол, същият следва да бъде заверен от застрахователя.

• Физическите лица и едноличните търговци често не заприхождават активите, обект на инвестицията, в инвентарната книга, което е задължително съгласно Закона за счетоводството и наредбите по ПРСР 2007-2013 и е едно от доказателствата за извършване на инвестицията. В инвентарната книга е необходимо да бъдат записани и индивидуализиращите белези на активите – марка, модел, сериен номер/номер рама и др..

• Не се уточняват счетоводните сметки, по които се заприхождават активите, обект на договора с ДФЗ, или заприхождаването по период не съответства на периода на придобиване/ закупуване/заплащане.

• В дневните банкови извлечения не се изписват основанията за постъпване на суми по сметката на бенефициeнта и името на вносителя на тези суми. В много случаи представените от ползвателите извлечения от сметката са месечни, а следва да са пълни дневни банкови извлечения за всеки ден, в който е имало разплащане на суми по одобрената от ДФЗ инвестиция.

• Застрахователни полици:

– Не се включват в полиците задължителните условия по т. 5.2 от Договорите с ДФЗ (за изплащане на обезщетението при тотална и частична щета), както и често не са покрити някои от задължителните застрахователни рискове, посочени в съответното приложение към договора (№ 2 или № 4);

– Не се описва местонахождението на инвестицията, номерата на парцелите на насажденията;

– Не се описват серийните номера/номер рама/номер двигател/др. на активите, където е приложимо;

– Не се представят квитанции за изцяло платена сума при плащане в брой на застраховката.